Política de protección de datos

Uso confidencial de la información

Información suministrada con fines comerciales

Términos y condiciones según normatividad vigente

PREAMBULO

La ley estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptible de tratamiento por parte de MAVE INSTRUMENTACION Y QUÍMICOS S.A.S., se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus derechos reglamentarios y demás normatividad que la compete, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art.18 literal f de la referida Ley, Mave Instrumentación y Químicos SAS adopta este manual interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

 MAVE INSTRUMENTACION Y QUÍMICOS S.A.S. en adelante MAVE, identificada con NIT: 830.047.092 -1, con domicilio en la Calle 75A No. 78-11 Piso 3, de la ciudad de Bogotá D.C., Teléfono: 757 99 07.- 5163421 y portal web: www.mavecolombia.com.

2. OBJETO DEL MANUAL

  El presente Manual tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de MAVE, o cuyo tratamiento ha sido encargado a MAVE, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. MAVE en todas sus actuaciones, a través de sus unidades de negocios y por todos los medios en los cuáles se solicita información, físico, electrónico, virtual, acceso telefónico, vía web, etc., está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, funcionarios y terceros en general. Por eso, adopta el presente manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de MAVE en el cumplimiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre de MAVE.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

  Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de MAVE. MAVE se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. MAVE exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.   

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

  La autorización para el tratamiento de los datos personales permite a MAVE, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidas por la ley de acuerdo con la naturaleza de MAVE Instrumentación y Químicos S.A.S. En todo caso, el Titular del dato siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. El Titular del dato autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por MAVE cuando hagan uso del www.mavecolombia.com y de los demás canales de que disponga MAVE para tal fin, así como el tratamiento y la utilización de la misma por parte de MAVE, sus entidades vinculadas, o por otra entidad con la que tenga una relación comercial, en cumplimiento de los fines previstos por la Ley, para las SAS. Por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los servidores de MAVE en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados en las instalaciones de la empresa, en la nube, dentro o fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza a MAVE para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus datos personales a los servidores de MAVE en cualquier país que considere conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que MAVE contrate o requiera.

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

  MAVE  ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Vía telefónica, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. MAVE, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo aquí previsto, y entregar copia de esta, a solicitud del Titular. El Titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que MAVE, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. 


Autorización de Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA) En el Tratamiento de datos de (NNA) se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. En los casos en los que MAVE actúa como Encargado de las bases de datos, el responsable será el garante de solicitar la correspondiente autorización al Representante Legal de los niños, niñas y adolescentes y de garantizar a MAVE, que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.  

6. DATOS SENSIBLES

  Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. MAVE INSTRUMENTACION Y QUÍMICOS S.A.S. Restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

  Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que MAVE, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos: 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad. 3. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento 

8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 MAVE cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información: 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
  12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

  MAVE INSTRUMENTACION Y QUÍMICOS., tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. MAVE hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada de acuerdo con su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 MAVE cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. MAVE cuenta con un Manual de Seguridad de la Información, dicho documento especifica el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información.

11. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 MAVE Informará al titular, que podrá consultar los presentes términos y condiciones en el link “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de MAVE Instrumentación y Químicos SAS” en nuestro sitio WEB: www.mavecolombia.com. Así mismo puede elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través del correo electrónico gerencia@mavecolombia.com o personalmente por escrito en nuestras oficinas.


11.1. Consulta de información. Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de MAVE y no esté considera como exceptuada por la Ley. La Entidad suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.


11.2. Reclamos. El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante MAVE, de acuerdo con el siguiente procedimiento: 


  El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MAVE se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales. El continuar con las relaciones comerciales por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

13. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

  La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la junta de socios de MAVE y su actualización dependerá de las instrucciones de dicha Junta. 


  Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro de la Junta, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Compañía.


  La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de MAVE INSTRUMENTACION Y QUÍMICOS S.A.S.